湖南省城市社区档案管理暂行办法

    第一条 为加强和规范城市社区档案管理，有效保护和开发利用社区档案资源，更好地为城市建设服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城市居民委员会组织法》和《湖南省档案管理条例》及国家有关规定，制定本办法。

    第二条 本办法所称的社区档案，是指社区党群组织、成员代表大会、社区居民委员会、社区议事协商委员会、社区集体经济组织和社区居民(家庭)等，在各项工作活动中形成并具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像、实物和电子文件等不同载体的历史记录。

    第三条 社区档案是国家档案资源的重要来源和组成部分。社区档案工作要遵循统一领导、分级管理的原则，确保档案的完整与安全。任何组织和个人不得将应归档的文件材料据为已有。

    第四条 社区档案工作是社区管理工作的重要组成部分，是维护社区合法权益和历史真实面貌的一项重要工作，是社区开展各项工作的必要条件。

    第五条 社区组织要加强对档案工作的领导，把档案工作纳入社区建设规划和年度计划，纳入有关人员的岗位职责，纳入创建文明社区的考核范围，解决社区档案工作机构、人员、经费、库房、设备等问题。

    第六条 社区档案工作接受上级主管部门和档案行政管理部门的监督、指导。

    第二章 档案机构及其职责

    第七条 社区档案工作应在社区党组织、居民委员会领导下，由一名社区领导分管，并配备政治素质好、业务能力强，具有高中以上学历的专(兼)职档案人员。

    第八条 社区应建立健全档案工作规章制度，有条件的应建立综合档案室。综合档案室的主要任务：
    (一)贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法规；执行档案工作业务规范和技术标准。
    (二)负责社区各种文件材料的形成、积累及档案的整理、鉴定、统计、保管、利用工作。
    (三)对社区及所属单位的档案工作进行业务指导、监督；组织档案工作人员开展业务培训和经验交流。    

    第九条 档案人员
    (一)档案人员必须认真执行党和国家的方针、政策和法规，热爱档案事业，刻苦钻研业务，努力提高科学文化知识水平和档案管理业务水平。
    (二)档案人员属专业技术人员，其技术职务的评定、聘任和晋升，按照国家有关政策规定执行。档案专业技术人员享受其他专业技术人员同等待遇。
    第十条 社区要有计划地安排在职档案人员参加专业技术习，提高业务水平，保持档案工作人员的相对稳定。对在档案收集、管理、保护和开发利用工作中做出突出贡献的人员应当予以表彰和奖励。对危害档案完整与安全的行为，根据情节轻重给予批评教育或行政处分直至追究刑事责任。

    第三章 文件材料的形成和归档

    第十一条 凡本社区在各项作活动中形成的，反映各项职能活动的具有查考利用价值的文件材料，均应按规定由档案人员或有关人员收集齐全、完整，整理归档。

    第十二条 社区应根据《湖南省社区档案分类及文件材料归档范围、保管期限表》(见附件)，结合本社区具体情况和特点，制定文件材料的归档范围、分类方案等实施细则。

    第十三条 文件材料整理与归档要求：
    (一)党政文件按“湖南省档案局《归档文件整理规则》实施细则”整理归档；
    (二)科技文件材料(基建、设备)按《科学技术档案案卷构成的一般要求》整理归档；
    (三)会计凭证、报表等按《会计档案管理办法》整理归档；
    (四)照片按《照片档案管理规范》整理归档；
    (五)录音、录像材料按《磁性载体档案管理与保护规范》整理归档；
    (六)社区居民(家庭)档案以户为保管单位整理归档。

    第十四条 归档时间
    (一)文书类文件材料一般按年度于次年四月底前归档；
    (二)会计档案由会计人员在会计年度终结一年之后向档案室移交；
    (三)基建文件材料在项目竣工、验收后三个月内向档案室移交；
    (四)设备文件材料在设备开箱验收后及时向档案室移交；
    (五)照片档案由拍摄者、制作者在拍摄、制作后一个月内向档案室移交；
    (六)磁性载体档案、实物档案由形成者或有关管理人员定期向档案室移交。

    第四章档案的整理与编目

    第十五条 社区档案的主要门类有文书档案、科技档案、会计档案、照片档案、磁性载体档案、实物档案和居民(家庭)档案七大门类。

    第十六条 一个社区为一个立档单位，所形成的档案为一个全宗，全宗名称由街道办事处和社区名称组成。社区所属的企业、事业单位有条件的，可独立构成立档单位；条件不具备的，其形成的档案由社区档案室集中管理。

    第十七条 社区档案整理必须保持全宗内文件材料的历史联系，便于保管和利用。档案分类、排列、编号、编目科学系统。

    第十八条 要认真做好归档文件目录、案卷目录的编制工作，要建立全宗卷，备考表填写清楚无误、保管期限划分准确。

    第五章 档案的管理

    第十九条 社区档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。凡在工作查考、科学研究等方面具有长远利用价值的，应永久保存；凡在较长时间内具有查考利用价值的应长期(16年至50年)保存；凡在一定时期内具有利用价值的，应短期(15年以下)保存。

    第二十条 档案人员应定期对超过保管期限的档案进行审查鉴定。需销毁的档案要造册登记，报主管领导审批后，按规定的程序与方法实施销毁。

    第二十一条 档案人员应经常检查档案的保管状况，如发现有破损、变质的档案，要及时报告并采取补救措施或做其它技术处理。

    第二十二条 档案工作人员应对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。并按规定向本行政区档案行政管理部门和上级主管部门报送档案工作基本情况统计表。

    第二十三条 社区要有档案库房和必需的档案设备，档案库房应具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防虫、防高温、防有害生物和防污染等安全措施。应根据需要，采用先进技术设备，逐步实现社区档案管理的科学化、现代化。

   第六章 档案的利用

   第二十四条 档案人员要根据社区各项工作和社区居民对档案信息的需求，编写各种检索工具和参考资料，开展档案咨询、档案查询阅览服务。

   第二十五条 社区档案机构应建立健全档案的查询阅览制度，及时了解档案利用情况。

   第二十六条 在档案利用工作中，要严格执行国家档案管理的有关法规。如发现损毁、丢失、涂抹、改写、倒卖档案及泄(失)密、违法携带出境、侵权(知识产权)等行为，由当地档案行政管理部门视情节轻重，对当事人依法查处。

   第七章 附则

   第二十七条 社区可根据本办法，结合实际情况制定实施细则，并报上级主管部门和当地档案行政管理部门备案。

   第二十八条 本办法由省档案局负责解释。

   第二十九条 本办法自发布之日起施行。